Paano Bawasan ang mga Tawag sa Front Desk nang Hindi Sinasakripisyo ang Serbisyo sa Bisita

Ang mga paulit-ulit na tawag sa telepono sa front desk ay isa sa mga pangunahing dahilan kung bakit nababahagi ang atensyon ng mga kawani ng hotel. Madalas na tinatanong ng mga bisita ang mga pare-parehong detalye pagdating na pagdating nila sa kuwarto: ano ang password ng Wi-Fi, saan makikita ang mga karagdagang tuwalya, o kaya ay paano gamitin ang aircon o TV.

Bagama't mahalaga ang pagtugon sa mga pangangailangan ng bisita, ang patuloy na pagtunog ng telepono ay kumukuha ng oras na sana ay nailaan sa mas mahalagang gawaing pampasilidad o personal na pagpapabuti ng karanasan ng nag-check-in.

Ang Sanhi ng Paulit-ulit na mga Tanong sa Hotel

Kadalasan, ang mga tawag sa front desk ay nagmumula sa kawalan ng madaling maabot na impormasyon sa loob ng kuwarto. Kapag ang isang gabay o direktoryo ay nakatago, luma, o kaya ay nakasulat sa isang wika na hindi maintindihan ng dayuhang bisita, ang natural na reaksyon ng tao ay kumuha ng telepono at tawagan ang front desk.

Bukod dito, ang mga tradisyonal na printed booklet o laminated paper na nakalagay sa ibabaw ng mesa ay madalas mapunit, madumihan, o mawala, kaya naman nahihirapan ang mga hotel operator na panatilihing laging bago ang mga ito.

Mga Hakbang para Bawasan ang mga Tawag sa Front Desk

Upang mabawasan ang dami ng mga papasok na tanong habang pinapanatili o pinapaganda pa ang antas ng serbisyo, maaaring gawin ng mga may-ari ng hotel ang mga sumusunod na hakbang:

1. Gawing Madaling Makuha ang Impormasyon sa Wi-Fi

Ang pinakakaraniwang tanong ng mga bisita pagpasok pa lang ng kuwarto ay tungkol sa koneksyon sa internet. Kung ang mga detalye ng Wi-Fi ay malinaw at madaling makopya nang hindi na kailangang mag-type nang manu-mano, malaking porsyento agad ng mga paunang tawag ang mawawala.

2. Ilagay ang mga Tagubilin sa Isang Digital na Anyo

Sa halip na umasa lamang sa mga nakalimbag na papel, ang pagbibigay ng paraan para mabasa ng bisita ang mga patakaran ng hotel, impormasyon sa check-out, at mga gabay sa mga kagamitan sa pamamagitan ng kanilang sariling smartphone ay nakatutulong nang malaki.

3. Ayusin ang Sistema ng Pagtanggap ng mga Hiling

Kapag humihingi ang bisita ng karagdagang unan o kaya ay nag-uulat ng sirang ilaw, ang pagtawag sa telepono ay kadalasang nagreresulta sa pagkalimot o kawalan ng malinaw na listahan kung sino ang tumugon. Ang pagkakaroon ng nakasulat o digital na talaan ng mga kahilingan ay nagpapatakbo ng operasyon nang mas maayos para sa housekeeping at maintenance staff.

Pagbabawas ng Salalay sa mga Telepono sa Kuwarto Gamit ang QR Tools

Maraming mga boutique hotel at motel ang tumitingin sa mga solusyong nakabase sa browser upang mapalitan o umakbay sa tradisyonal na mga linya ng telepono.

Isang halimbawa nito ay ang paggamit ng mga in-room QR code na nagbubukas ng mobile guest portal direkta sa browser ng telepono ng bisita nang hindi na kailangang mag-download ng hiwalay na app. Sa pamamagitan ng mga ganitong sistema:

• Madaling pagkuha ng impormasyon: Ang mga bisita ay direktang nakakakopya ng detalye ng Wi-Fi mula sa screen ng kanilang telepono.

• Digital na mga kahilingan: Ang mga bisita ay makakapagpadala ng mga hiling para sa mga suplay, amenities, o mag-ulat ng mga isyu sa pasilidad nang hindi na dumadaan sa pagtawag sa front desk.

• Direktang Chat: Maaaring makipag-ugnayan ang bisita sa pamamagitan ng mensahe kung kinakailangan.

• Pamamahala para sa Staff: Mayroong dashboard ang mga tagapamahala at field staff kung saan makikita ang mga pumapasok na kahilingan.

• Suporta sa Iba't Ibang Wika: May opsyon din para sa pagsasalin ng wika kung sakaling iba ang wika ng bisita at ng kawani ng hotel.

Ang mga serbisyong tulad ng QRFront ay nag-aalok ng ganitong uri ng hotel room QR SaaS para sa mga boutique hotel, motel, at katulad na uri ng tuluyan. Gumagana ito kasabay ng umiiral na PMS ng hotel nang hindi na nangangailangan ng komplikadong integration project, na nagbibigay-daan sa mga operator na madaling i-setup ang mga QR code sa bawat kuwarto.

Konklusyon

Ang pagbawas ng mga tawag sa front desk ay hindi nangangahulugang binabalewala ang mga bisita. Sa halip, ito ay tungkol sa pagbibigay ng mas mabilis, mas malinaw, at mas madaling paraan para makuha nila ang kanilang kailangan. Sa pamamagitan ng pag-aalis ng mga paulit-ulit na hadlang at paggamit ng mga digital na kasangkapan para sa komunikasyon, nagiging mas kalmado ang front desk at mas nasisiyahan ang mga bisita sa kanilang pananatili.